A frase “não tenho tempo” tornou-se tão frequente que já não incomoda mais. No entanto, é preciso parar de encarar o tempo como escasso e entender que ele é igual para todos.
A maneira como se organiza é que vai influenciar a sua produtividade.
Consultados por VivaBem, Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e produtividade; e Veridiana Cavalheri, master coach da SBCoaching, dão 10 dicas para fazer o seu tempo render:
1 – Pare de dizer que está ocupado/a
Se deixa de fazer coisas, frequentemente, por “estar ocupado”, algo está errado. Se quer iniciar um curso e não o faz porque está atarefado, talvez o problema seja falta de organização. Elimine as atividades circunstanciais da sua rotina – aquelas que não trazem retorno e só roubam o tempo – para estabelecer prioridades.
Não alimente a crença de que “estar ocupado é ser importante”. Identifique o que está a fazer: “Deveria estar a executar essa tarefa?”, “Qual é o custo-benefício dela?”, “Outras pessoas deveriam estar a realizá-la no seu lugar?”. Muitas vezes, o facto de estar ocupado significa ter indivíduos descomprometidos ao seu redor.
2 – Faça coisas que a deixem feliz ou a aproximam dos seus objetivos
Quando faz algo que lhe traz felicidade, está a usar o seu potencial em prol do que acredita ter sentido, entrando num processo conhecido pela psicologia positiva como “flow” (fluidez, em tradução livre para o português). Defina o que é importante para si, caso contrário, terá constantemente a sensação de que está com a “agenda cheia” e afastar-se-à dos seus objetivos.
3 – Aprenda a dizer “não”
Nem sempre é fácil negar um favor ou rejeitar um compromisso. O medo de se indispor com o outro é um dos grandes problemas. Aprender a dizer “não” deixa a sua rotina mais livre. Não podemos fazer tudo ao mesmo tempo, e dar uma nega ao outro significa dizer “sim” para si.
Não seja escravo do que vão pensar a seu respeito. Se alguém lhe pedir algo que não esteja no seu propósito de atuação ou que não tenha disponibilidade, agradeça pela confiança. Diga algo como: “Obrigado pela oportunidade, mas, embora essa atividade seja interessante, estou sem tempo hábil para executá-la com a atenção que gostaria”. Será respeitoso com a pessoa e consigo próprio, pois não se forçará a fazer o que não quer, e terá mais tempo para preencher o seu dia com o que importa para si.
4 – Conheça-se a si mesmo
Pessoas altamente produtivas conhecem os hábitos que destroem as suas performance em relação ao tempo. Elas são assertivas, focadas, sabem os resultados que buscam e tomam decisões acertadas. Se você não se conhece, tende a ter dificuldades a adiar decisões e a desperdiçar tempo. Avalie os padrões comportamentais que a limitam, adapte a sua rotina à sua realidade e construa novos hábitos.
5 – Desacelere
Precisamos organizar-nos para não ficarmos ocupados e atarefados o dia todo. Desacelerar é um processo de relaxar, descansar para depois atuar. Ter intervalos para atividades de lazer são fundamentais para o bem-estar. Como o nosso cérebro não se consegue manter concentrado por muito tempo, fazer pausas ao longo do dia favorece a nossa produtividade, auxiliando-nos a criar, planear, visualizar, resolver problemas e otimizar melhor o nosso tempo.
6 – Delegue tarefas
Em alguns momentos, é preciso administrar diversas tarefas num curto espaço de tempo. Aprender a delegar é essencial. Numa empresa, o líder precisa conhecer as qualidades de cada colaborador para destinar as demandas ao funcionário correto.
Toda vez que faz em vez de delegar, perde a oportunidade de formar pessoas que possam fazer o que você faz. É preciso contabilizar quanto custa para a empresa não delegar. Contabilize o valor do seu tempo pelo seu salário. Divida o que ganha pelo tempo que tem disponível e identifique o valor da sua hora. Analise quais atividades têm valor de verdade. As demais, delegue e supervisione os resultados.
7 – Registe as suas obrigações
Manter as atividades registadas é imprescindível para a organização da rotina. Diariamente há diversas coisas para fazer e esquecer-se de algo é normal. Para que isso não aconteça, anote as suas obrigações numa agenda ou no telemóvel, conforme prefira.
Para melhorar a sua relação com o tempo, há dois pontos chaves: estratégia e eficiência. O primeiro consiste em como se organiza segundo o tempo que tem disponível e como prioriza as ações. O segundo é a maneira como administra as tarefas com agilidade e qualidade.
8 – Lei da concentração
O hábito de adiar tarefas não é fácil de ser combatido, uma vez que é da natureza humana fazer o que dá mais prazer. A lei da concentração afirma que todos os resultados na vida são fruto do esforço continuado e de concentração no processo. Isso exige disciplina.
Seja comprometido consigo e com os seus projetos. Se perde muito tempo nas redes sociais, por exemplo, estabeleça um período para isso. Dessa forma, você terá mais controlo sobre o seu tempo.
9 – Não procrastine ou “evite urgências”
O senso de urgência precisa ser colocado em prática todos os dias. É comum adiar a execução de atividades importantes para fazer algo mais prazeroso ou não fazer nada. Isso cria urgências na rotina, e quando elas vêm associadas de um imprevisto, trazem stress. Sempre que possível, adiante as suas tarefas. Não subestime o tempo que tem.
10 – Autocontrole
O autocontrole é a chave para ter uma boa gestão do tempo e alta performance. Frequentemente, somos tentados a adiar tarefas ou cancelar coisas importantes. A melhor maneira de combater isso é focar-nos nos objetivos.
Aprenda a dizer para si mesmo: “Isso seria porreiro, mas não me leva onde eu quero”. Somente com autocontrole, seriedade e organização atingirá os seus resultados.
Foto: Palácio de Kensington/Redes Sociais
